Kapellen levert als eerste Vlaamse gemeente documenten af via nieuw e-loket

eloketDe gemeente Kapellen lanceerde haar nieuwe e-loket. Kapellenaren kunnen voortaan via www.kapellen.be documenten die een stempel of handtekening van de gemeente nodig hebben, opvragen én uitprinten. Daarmee is Kapellen de eerste Vlaamse gemeente, na de steden Mechelen en Antwerpen, die via haar e-loket documenten ook effectief aflevert.
voorgeschiedenis
1) Een burger die voltijds werkt, kan enkel op maandagavond aan het loket terecht. Het gevolg is dat er op maandagavond steevast lange rijen staan aan de balies van vooral de diensten Burgerzaken en Ruimtelijke Ordening.
2) De doorlopende openingsuren van de gemeentelijke diensten maken ook dat het personeel minder kans en tijd heeft om inhoudelijk te werken. En in deze tijden is extra personeel aanwerven geen optie.
3) De gemeente Kapellen zet ook extra in op administratieve vereenvoudiging.
oplossing
In eerste instantie wordt ingezet op een volwaardig e-loket. Niet alleen was het e-loket van de gemeente Kapellen tot vandaag beperkt tot het melden van klachten, opmerkingen en/of suggesties. Nu is het, na een wetswijziging, ook mogelijk om via een e-loket digitale documenten af te leveren die na het printen hun rechtsgeldigheid behouden. Partners werden gezocht en gevonden. Het IntelliStamp Center is de ontwerper van de software van Intellistamp. Remmicom realiseerde dan de praktische toepassing binnen het softwarepakket van onder meer de dienst Burgerzaken.
werkwijze
STAP 1
De burger vraagt via het e-loket op www.kapellen.be een document aan, met gebruik van zijn elektronische identiteitskaart.
Daarvoor heb je een kaartlezer nodig. Die kan je ook kopen bij de gemeente, voor € 5 of vijf Jacobuscheques.
STAP 2
De gemeentelijke administratie maakt het document aan en voorziet het van een IntelliStamp en een digitale handtekening.
STAP 3
De burger krijgt een e-mail met het aangevraagde document in bijlage.
Dat document is digitaal beveiligd, kan worden afgedrukt en kan worden geverifieerd op echtheid (door de ‘eindgebruiker’ van het document).

BELANGRIJK: Stap 1 en stap 2 nemen elk zo’n minuut tijd in beslag.
andere voordelen
• De burger hoeft niet meer te wachten aan het loket.
• De burger kan een document 24/24 en 7/7 aanvragen vanuit zijn luie zetel thuis.
• De burger heeft een document thuis en op het werk beschikbaar.
• De gemeente vermindert het manueel werk.
• De gemeente vermindert de kosten voor afdruk, transport en postzegels.
• Administratieve vereenvoudiging via het e-loket.
welke documenten?
Gestart wordt met de zes ‘populairste’ documenten van de dienst Burgerzaken:
• bewijs van woonst
• bewijs van woonst met historiek van adressen
• bewijs van nationaliteit
• bewijs van gezinssamenstelling
• uittreksel uit de geboorteakte
• uittreksel uit het strafregister (goed gedrag en zeden).
Via het e-loket kunnen natuurlijk ook algemene vragen, opmerkingen of suggesties aan de gemeente worden geformuleerd, maar kan je ook handig en snel inschrijven voor buitenschoolse kinderopvang, speelpleinwerking of jeugdactiviteiten.
toekomst
Bedoeling is om het elektronisch loket continu verder uit te bouwen. Op korte termijn gaat het om:
• inlichtingen vastgoedinformatie (= notarisbrieven) bij de diensten Ruimtelijke Ordening en Milieu
• bijkomende formulieren van de dienst Burgerzaken
• alle andere in te vullen formulieren die je nu in andere vormen vindt op www.kapellen.be.
Bedoeling is ook om de verwerking van de documenten op termijn volledig automatisch te laten verlopen, zonder tussenkomst van een ambtenaar en dus 24/7.

donderdag 27 juni 2013
Vond u dit artikel interessant? Schrijf u in op onze e-mail of RSS en blijf dagelijks op de hoogte van het nieuws uit Kapellen!

Mogelijk ben je ook geïnteresseerd in volgende artikels: